En esta página, el manager puede verificar los dosiers recibidos en espera de procesamiento o que ya han sido trabajados, tanto si es objeto de una acción en un proceso de firma activado por otros usuarios, como si está en “copia”, es decir, ve el dosier y su proceso de autorización sin hacer nada.
En esta sección están disponibles las siguientes funciones:
- Acceso a la función “Firmar y Enviar”;
- “Confirmar Firmas” para confirmar la elaboración de decumentos ya elaborados (un contador indica el número de dosiers que se pueden aprobar). Dependiendo del estado del dosier, el botón tiene una acción predeterminada diferente (sin embargo, es posible acceder a otras funciones a través del menú al lado del botón);
- “Confirmar Firmas” si el dosier está aún en fase de elaboración;
- Entrar en procesamiento y confirmar sus acciones (si el estado del dosier está en elaboración);
- Rechazar el dosier (si el estado del dosier está en elaboración. La acción implica obligatoriamente la inserción de una nota explicativa del rechazo);
- “Cancela Rechazar” para anular el rechazo si el dosier está en estado de rechazo;
- “Editar” Si el proceso asignado por la secretaría se refiere únicamente a la modificación del dosier;
- Enviar por correo electrónico el dosier, en el estado de procesamiento en el que se encuentra, a uno o más destinatarios;
- Acceder a la sección de detallesdel dosier y del proceso de autorización relacionado, mostrando:
- Objeto/nombre del dosier
- Status del proceso
- Creador
- Fecha de activación
- Duración
- Lista de pasos del proceso: para cada paso está presente la información del destinatario (manager o rol. En el caso del rol también se enumeran los destinatarios que pertenecen al papel) que debe realizar la acción, el estado de procesamiento, cuáles y cuántas acciones se requieren, cuando el paso comenzó y cuando se completó. Está en evidencia, en la lista, el paso en ejecución (referido al usuario que está consultando).
- Status del dosier
- ID
- Eventual fecha de caducidad
- Nivel de privacidad
- Eventual urgencia
- Información de la secretaría que lo envió
- El mensaje enviado a todos los destinatarios al activar el proceso
- El eventual mensaje enviado al usuario
- Eventuales atributos de la familia documental asociada al dosier
- La lista de destinatarios en copia
- La lista de los dosiers adjuntos
- Informaciones de cuando se creó el dosier
- Cuántos dosiers/páginas hay
- La forma en que se creó el dosier (cuál fue el iter de creación).
Una vez finalizado el proceso de firma de un determinado dosier en los detalles se puede consultar el estado de envío de los dosiers al servicio de conservación sustitutiva.
La visualización de los dosiers se puede filtrar a través de los siguientes atributos:
- En curso – son los dosiers que requieren una acción por parte del usuario;
- Terminado– los dosiers para los que el usuario ha completado el proceso;
- Archivado– son los dosiers completados que ya no son “actuales”. Los dosiers son archivados por la secretaria que los creó;
- En copia – son los dosiers para los que el manager está en copia.
Para cada una de las categorías anteriores, la lista que se muestra puede filtrarse con los siguientes criterios:
- Filtro Asunto: muestra los dosiers que contienen el texto teclado en el campo Objeto de la práctica;
- Filtro ID: muestra el dosier marcado por ese ID en particular;
- Filtro Fecha de creaciòn (de…a…): muestra los dosiers recibidos a partir de la fecha solicitada, en el intervalo de fechas o todos los dosiers recibidos hasta una fecha, dependiendo de cómo se valoren los dos campos;
- Filtros personalizados (si están disponibles): muestran los dosiers recibidos de la secretaría que responden a criterios específicos de búsqueda definidos durante la configuración del sistema.
También es posible ordenar los dosiers según los criterios de clasificación disponibles, incluyendo la fecha de caducidad.
Para más detalles en la página "Signature Book", consulte el manual de usuario en su posesión.